Рассылка коммерческих предложений: "теплые" письма, которые любят клиенты. Как правильно составлять коммерческое предложение

Уважаемые потенциальные партнеры, мы очень заинтересованы в выгодном сотрудничестве и с удовольствием рассмотрим интересные предложения и возможно станем с вами сотрудничать к взаимной выгоде. Но чтоб это произошло, вам нужно для начала составить действительно интересное предложение. Максимально информативное и убедительно представляющее все выгоды предполагаемого сотрудничества
К сожалению, большинство менеджеров по продажам, видимо, берут плохой пример друг с друга, пытаясь сочинить коммерческое предложение своей продукции.
Получая периодически подобные послания, мы не могли не заметить повторяющихся с удручающим постоянством одних и тех же ошибок.

Рассмотрим классические ошибки при составлении коммерческого предложения, отправляемого по e-mail.

1. Текст письма расплывчат, неконкретен. Не сообщает названия предлагаемой продукции, её основных свойств и конкурентных преимуществ (проще говоря, по каким параметрам их продукция лучше аналогичных товаров от конкурентов).

Внимание ! Слова "уникальный", "элитный" (кстати, правильно было бы "элитарный"), "эксклюзивный" и пр. сами по себе ничего не означают, давно уже приелись и никаких преимуществ не показывают.

Текст письма страдает тавтологиями и обычно вообще никакой информации не содержит. Например: "Высылаем вам коммерческое предложение на нашу косметическую продукцию". Что написано в данном письме? Да ничего. Дано перечисление очевидных фактов.
То, что предложение "выслано" уже ясно из того, что адресат его читает.
То, что это "коммерческое предложение" ясно по определению.
Что продукция "косметическая", понятно по умолчанию - если бы высылали предложения на прокат стали или поставки окорочков, то письмо либо послано не туда, либо является спамом.
Практически никто не пишет об условиях, на которых желает продавать товар. Потом оказывается, что продавец работает с доставкой по Калининграду и заказы принимает от 50 000 рублей, а покупатель желает получать товар штучно и в Твери до двери.

2. Основная информация содержится в файлах-приложениях, часто неудобоваримых форматов.

Во-первых, текст.

Электронная почта создана для переписки и передачи текстовой информации. Именно в тексте письма можно описать основные характеристики продукции. Конечно, не нужно вставлять в текст несколько обзорных статей и прайс - это можно сделать и приложениями. Но простой, не очень большой, содержательный текст, лучше всего оформить именно в виде письма. И лучше текстового, не злоупотребляя разметкой цветом и шрифтами в HTML - не все программы чтения почты позволяют читать HTML-письма, многие люди читают почту с мобильных устройств, а многие просто не любят аляпистый текст. Ценность текста в содержании, а не в оформлении!

Вместо этого обычно к малюсенькому письму прикладывают информацию в файле формата MS Word. Который не каждый решится открыть - может, там вирус? Или же просто компьютер слабый, или же опять-таки, мобильное устройство.

Во-вторых, другая информация.

Текст из прикрепляемого вордовского файла лучше всего просто вставить в письмо. Никогда не рассылайте развесистые многомегабайтные файлы, щедро сдобренные графическим оформлением, а то и фотографиями продукции - которые обычно слишком плохого качества, чтобы кого-то заинтересовать, и при этом слишком много "весят"!

Кроме общей информации потенциального клиента конечно может заинтересовать прайс-лист. Если у вас несколько тысяч наименований продукции - клиент, незнакомый с ней, всё равно с наскока в ней не разберётся. Поэтому лучше составить список нескольких популярных товаров, которые просто дадут представление о ценовом диапазоне.

Замечание о фотографиях в вордовском файле в полной мере относится и к файлам excel! Некоторые любят вставлять фотографии продукции в прайс-листы, что тоже совершенно не к месту.

3. Вложения в письмо фотографий продукции, обычно отвратительного качества.

Если фотографии не вставлены в ворд или ексель, их могут попытаться вложить файлами в письмо. Возможно, у вас эксклюзивная продукция, о которой полностью может сказать только фотография. Тогда дайте в письме ссылку на сайт, где вы сможете разместить сколько угодно фотографий отличного качества и сделать по ним удобную навигацию - вместо непонятного линейного списка фотографий в письме, которые ни отсортируешь, ни откомментируешь.

Никогда не вкладывайте файлы других форматов! Для начальной презентации ничего больше не требуется! Если вы не сумели заинтересовать потенциального клиента текстом и ценами, вам уже ничего не поможет.

Часто в письмо вкладывают слепленную кем-то из сотрудников презентацию в формате powerpoint.
Внимание ! Файлы презентаций нужны только в одном месте - в комнате, где стоит проектор. В этой комнате могут сидеть либо потенциальные клиенты, которые настолько заинтересовались, что приехали в ваш офис, либо потенциальные инвесторы, которые слабо разбираются в работе компании.
Надеяться на то, что получивший письмо пойдёт просматривать вашу презентацию и будет сам себе продавать ваш товар, не стоит.

Также отбросьте идеи о любых других форматах файлов, которые могут прийти вам в голову - например, PDF. Это формат для сверстанных книг и брошюр. Никакой пользы, кроме вреда, в презентации от него не будет.

Итог.

Как должно выглядеть письмо-презентация?

1. Информация о том, каким образом вы раздобыли адрес (потенциального) покупателя и почему хотите предложить свою продукцию именно ему. Если есть возможность - изучите его сайт и дайте ему понять, что сайт вы изучили, и понимаете, чем занимается покупатель. Тогда это будет смотреться как серьёзное партнёрское предложение, а не рассылка наудачу по списку адресов.

2. Краткий, но информативный рассказ о вашей продукции:
- Название торговой марки.
- Описание фирмы-производителя.
- Описание основных отличий данного товара от аналогов (особая рецептура, технологии производства, упаковка и оформление) Внимание! Низкая цена не является преимуществом. Дешевого товара нужно продать вагон, чтобы получить ощутимую прибыль. Если ваш товар легко продается вагонами, приведите примеры и статистику.
- Описание основных товарных групп.
- Для какой целевой аудитории предназначен продукт, какие товары пользуются особой популярностью.

3. Небольшой список цен на продукцию.

5. Условия сотрудничества. Включая - где находится фирма, график работы, осуществляет ли доставку, и на каких условиях, минимальные партии закупки и прочие условия.

Чего НЕ должно быть в письме?

1. Вложений любых файлов, кроме может быть word и excel, - категорически.

2. Вложений больших файлов - word с простым текстом занимать много не может, как и excel. В крайнем случае, пользуйтесь архиватором ZIP, это стандарт и он есть у всех.

P.S. Если вы не поняли каких-то терминов, упомянутых в статье, проконсультируйтесь со специалистом. Современная коммерция диктует необходимость отличного понимания информационных технологий.

Приветствую вас на Финансовом гении! Сегодня я хотел бы поговорить о том, насколько эффективна интернет-рассылка коммерческих предложений и рекламы , стоит ли этим заниматься и вкладывать в это какие-то деньги. Я уже писал, теперь хочу рассмотреть один из вариантов его доставки потенциальным клиентам.

В последнее время мне попадается просто огромное количество , предлагающей услуги рассылки коммерческих предложений по электронной почте. Причем, в самых разных вариантах: кто-то предлагает разослать предложение всем подряд, кто-то предлагает выбрать определенную категорию получателей, кто-то продает базы данных е-мейл адресов по категориям, кто-то продает программы для автоматической рассылки… Давайте подумаем, насколько эффективна интернет-рассылка, стоит ли пользоваться такими услугами или осуществлять ее самому?

Скажу сразу: мое мнение здесь будет негативным. Я не думаю, что массовая интернет-рассылка рекламы, а тем более – рассылка коммерческих предложений может дать какой-то положительный результат. А вот вреда при этом может принести немало. Сейчас я попробую все это обосновать, опираясь на те утверждения, к которым наиболее часто прибегают люди и компании, оказывающие подобные услуги. Назовем их “мифы об интернет-рассылке”.

Мифы об интернет-рассылке.

Миф 1 . Благодаря интернет-рассылке о вас узнают тысячи/десятки тысяч/сотни тысяч потенциальных клиентов. Некоторые, конечно, узнают, только в негативном ключе, и поэтому никогда больше не будут иметь с вами дело. Ну а какое мнение можно сформировать о компании, рассылающей спам? Неужели положительное? Но вообще узнают о вас абсолютно не все адресаты интернет-рассылки, поскольку у подавляющего большинства письмо сразу попадет в спам, многие другие удалят его даже не читая. В разных случаях интернет-рассылки рекламы читают от сотых долей до единиц процентов от общего числа адресатов.

Миф 2 . Интернет-рассылка коммерческих предложений донесет информацию непосредственно до потенциального клиента. Это утверждают люди, обладающие некими тематическими базами данных подписчиков (например, компании разных профилей и т.п.). Начнем с того, что чаще всего в любой компании почту на корпоративном е-мейле проверяет секретарь или кто-то еще, но только не руководитель. Если письмо будет безадресным, то есть, будет понятно, что это массовая интернет-рассылка, скорее всего, сотрудник просто удалит его, ведь если он перешлет спам своему руководителю – получит от него втык. Даже если письмо попадет на почту непосредственному руководителю – человеку, принимающему решения, подумайте сами: неужели ему больше нечем заняться, кроме того как читать рекламные рассылки? В подавляющем большинстве случаев это только разозлит его и сформирует крайне негативное впечатление о рекламодателе.

Миф 3 . Массовая рассылка рекламы увеличивает продажи. Чем большему количеству адресатов вы отправите свое коммерческое предложение – тем больше из них совершат реальную покупку вашего товара и услуги. Так утверждают те, кто занимается интернет-рассылками. И снова миф! Потому что, если на то пошло, важно не количество, а качество. Правильнее будет сказать так: чем больше писем вы разошлете, тем больше их получат те, кому ваши товары и услуги абсолютно не интересны ни в каком виде.

Продолжаем разговор о тонкостях отправки коммерческих предложений . Как и обещал, в нескольких постах я расскажу о наиболее эффективных вариантах отправки коммерческих предложений и дам соответствующие рекомендации. Сегодня речь идет о втором способе отправки - рассылка коммерческого предложения на e-mail без звонка. Поехали!

Что подразумевает эта схема отправки коммерческого предложения? У вас есть определенная база почтовых адресов потенциальных клиентов. Вы не хотите им звонить, а хотите просто разослать коммерческое предложение по этой базе и получить результат.

Эффективность этого метода, конечно, в разы ниже, чем при со звонком. Но он имеет право на жизнь. И, чтобы получить отдачу, рекомендую здесь работать по следующему алгоритму.

• Во-первых, используйте для отправки писем специальные сервисы, например, Unisender, MailChimp, GetResponse. Зачем? Потому что в этом случае вы хотя бы будете знать следующую статистику: сколько ваших писем доставлено, сколько из них открыто, сколько человек перешло по ссылкам в письмах.

Таким образом вы хотя бы будете знать, дошли и ваши письма и открыты ли они. В противном случае посылаете их в полную неизвестность.

• Во-вторых , не надо отправлять письмо сразу по всей базе из нескольких тысяч адресов. Почему? Причин несколько:

• Первая: сам сервис для рассылок это вам сделать не позволит (ну или ваша попытка проспамить на пару тысяч адресов вызовет ненужные вопросы к вам и блокировку аккаунта до их решения).
• Вторая: при подобной рассылке важную роль играют тема письма, сам текст и другие мелочи, и если здесь вы не угадаете с первого раза, то весь труд на смарку, так как многотысячная аудитория просто не откроет ваше письмо.

Поэтому делайте вот что:

Добавляйте адреса в сервис рассылок небольшими партиями - по несколько десятков.

По каждой партии рассылайте разные письма (как минимум с различными версиями темы письма) и оценивайте результаты. Объективную статистику вы получите через 1-2 дня после отправки. Ну это в идеале)

В результате такого подхода вы опытным путем найдете тот вариант темы письма, который дает максимальное число открытий. Зафиксируйте его и работайте с ним дальше.

• В-третьих, само коммерческое предложение не нужно отправлять в виде вложения. Выложите его в облако и дайте ссылку в письме. При этом в письме должен быть сопроводительный текст. Что это за текст?

Это краткая выжимка с главными «вкусностями» из вашего коммерческого предложения, которая разжигает в клиенте интерес и побуждает его открыть ссылку или выйти на контакт.

• В-четвертых, огромное внимание уделите теме письма. В ней ни в коем случае нельзя писать «Коммерческое предложение», «Потенциальному партнеру» и так далее. Тема письма должны быть яркой, привлекательной, такой, чтобы при прочтении письмо захотелось открыть. Так что используйте следующие приемы:

Ставьте в тему письма любой заголовок из тех, что мы вам предлагали, тестируйте и выбирайте лучший вариант

• Пользуйтесь этой отличной фишкой, которая нам дает при рассылке КП чуть ли не 80% открытий писем:

Составляйте тему письма по следующей формуле:

Вопрос по поводу <род деятельности компании>.

Например, это могут быть такие темы писем «Вопрос по поводу дизайна интерьера», «Вопрос про поставки ваших овощей в магазин», «Вопрос относительно закупа мебельной фурнитуры» и так далее. А еще добавьте перед темой "Re:" - процент открытий сильно повышается.

Грамотно написанное коммерческое предложение может не сработать, если вы отправили его неправильно. В деле отправки его потенциальному клиенту существует достаточно много тонкостей.

В настоящей статье рассмотрим наиболее часто осуществляемую отправку – классическую. Ваш менеджер отдела продаж направляет его в адрес клиента, предварительно с ним созвонившись.

Этапы отправки коммерческого предложения

Данная процедура включает в себя несколько этапов:

1. Сначала необходимо позвонить потенциальному клиенту . Основной целью первого этапа является установление контакта с потенциальным клиентом, выход на одно из первых лиц, имеющих право принимать самостоятельное решение, получение адреса почты, на которую будет выслано наше коммерческое предложение.
2. Собственно отправка КП . Вся предварительная работа проведена на предыдущем этапе. На этом этапе своё продающее и красочно оформленное коммерческое предложение мы направляем по данному адресу в приложении к письму, а в тексте самого письма размещаем только сопроводительный текст (1 – 3 абзаца). Излишне мудрить на данном этапе необходимости нет. Поприветствуйте своего получателя, напомните о предварительной договорённости, достигнутой в ходе телефонного разговора, и проинформируйте о том, что запрошенное клиентом КП находится в приложении к вашему письму.

Возникает закономерный вопрос. Почему КП размещается не в теле письма, а в приложении к нему? Причин для этого несколько:

• Далеко не всегда красочно оформленное КП можно разместить в самом теле письма. В этом случае придётся отправлять его в виде обычной картинки, вставленной в текст письма. Вид это имеет весьма непрезентабельный. Тем более, что такие ящики, как mail.ru, и некоторые иные вообще не имеют технических возможностей для отправки красочных сообщений в формате HTML/

• Далеко не у каждого получателя, не всегда и не на любом устройстве оригинал дизайнерского варианта вашего КП будет отражён корректно.

Инструкция

Прежде чем отправить документ-предложение, напишите его. Помните, что от грамотного и правильного составления зависит не только успех сделки, но и престиж вашей организации.

Обратите внимание на начало коммерческого предложения. Текст, который оппонент увидит в первую очередь, играет решающую роль в дальнейшем. Первое предложение должно непременно заинтересовать клиента, не следует начинать документ с «избитых фраз», с хвалебной оды в честь себя и т.д.

Чтобы заинтересовать клиента, включите в текст документа такие фразы, как «При разговоре с вами, мы заметили…», «Нам понравилась ваша идея…» и т.д. При описании товара избегайте технических и не совсем понятных терминов, которые могут быть незнакомы клиенту.

Обязательно аргументируйте в пользу приобретения вашей продукции. Также опишите подробную схему сотрудничества. Не указывайте базисную цену, лучше уточните, из чего она складывается.

В заключение коммерческого предложения избегайте таких фраз, как «Мы поможем решить ваши проблемы…», «Мы будем очень расстроены, если наше предложение останется без внимания…» и прочих. Дайте потенциальному клиенту возможность связаться с вами и уточнить какую-либо информацию, для этого напишите «Если у вас появились какие-либо вопросы и предложения, мы готовы ответить и выслушать их…».

Коммерческое предложение составлено, теперь отправьте его. Если у вас есть возможность, предоставьте клиенту его лично, так вы покажете свое уважение в адрес него. Если же возможности нет – отправьте документ по электронной почте.

Не пишите в теме электронного письма «Коммерческое предложение», так как у оппонента не возникнет желание его прочитать (он может подумать, что это очередной спам).

Отправьте коммерческое предложение в теле письма, так как открывать файл клиент не станет из-за страха «поймать» вирус. Оформите текст различными способами выделения: курсивом, скобками, абзацами и т.д. Также можете выделить важную информацию другим цветом, тем самым делая акцент.

Чтобы клиент «наверняка» прочитал документ, позвоните ему перед отправкой.

Инструкция

Не пишите в самом начале фразу «коммерческое предложение». От этого ваше письмо проигрывает. Придумайте интересный заголовок, намекающий на возможность решения известной проблемы вашего адресата. Именно он «продаст» идущий ниже текст.

Начинайте без долгих вступлений, описывающих ситуацию на рынке, в отрасли, в вашей сфере деятельности. Ваша цель - продать не рынок и не вашу нишу, а собственные услуги.

Пишите простым языком. Не используйте узкоспециализированную терминологию. Клиенту, получившему ваше предложение, вовсе не обязательно знать, как называются все технические процедуры, которые ваша компания, к тому же, берет на себя.

Пишите на языке выгод для потребителя. Избыток личных местоимений и «яковыкание» выглядят как тщетные попытки поднять собственный статус. Однако чем больше важности, тем ниже будут продажи. Потребителю интересно, что он может от вас получить.

Старайтесь выделяться и отстраиваться от конкурентов, пишущих шаблонные предложения. Выделите то, на чем вы специализируетесь и чем отличаетесь от других подобных компаний. И переформулируйте это в выгоду.

Оптимальный размер коммерческого предложения - одна страница формата А4. Придерживайтесь его и используйте форматирование в тексте. Сплошные «простыни» воспринимаются очень плохо. Форматирование же поможет вам разделить текст на логические фрагменты, удобные для чтения. Размер каждого абзаца - не более 5-6 строк.